Systemet er laget for å gjøre prosessen enklere både for spillere og klubben, og gir en raskere og mer effektiv verifisering av, og oversikt over, HiO. Når HIO er registrert, vil en bekreftelse-post automatisk bli sendt til klubbens offisielle epostadresse i GolfBox, der klubben kan godkjenne/avvise registreringen. Etter at verifiseringen er godkjent, vil HIO’et automatisk offentliggjøres på golfforbundet.no (oppdateres én gang i døgnet). I tillegg mottar spilleren et diplom som bekrefter prestasjonen.